Time Management

clock

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), waktu adalah seluruh rangkaian ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung

.clock

Ketika kamu tidak bisa mengatur waktu dengan baik, kamu pasti berharap untuk bisa memiliki tambahan waktu yang lebih banyak untuk bisa menyelesaikan pekerjaanmu. Tetapi kamu hanya memiliki 24 jam, 1,440 menit, atau 86,400 detik per hari. Cara kamu menggunakan waktu bergantung kepada skill yang kamu pelajari; self-analysis, planning, evaluation, dan self-control.

Waktu itu seperti uang; berharga dan terbatas, oleh karena itu waktu harus dijaga,diatur, dan digunakan dengan bijak.

People who practice good time management techniques often find that they:

  • Are more productive,
  • Have more energy for things they need to accomplish,
  • Feel less stress,
  • Are able to do the things they want,
  • Get more things done,
  • Relate more positively to others, and
  • Feel better about themselves. (Dodd and Sundheim, 2005).

Menemukan strategi untuk mengatur waktu sangatlah baik untuk kepribadian, kebiasaan,kedisiplinan, dan motivasi diri.

Ten strategies for better time management:

  • Know how you spend your time

Mencatat setiap kegiatan dalam buku harian akan membantu anda dalam mempergunakan waktu yang baik. Dimulai dengan memberikan interval waktu dalam setiap kegiatan. Lalu mengevaluasi hasilnya. Mengidentifikasi setiap waktu dalam melakukan kegiatan dan menetapkan apakah waktumu sudah banyak digunakan untuk aktivitas yang penting atau belum, dapat membantumu dalam menetapkan setiap bagian dari kegiatan yang dilakukan. Jadi, memiliki kwantitas waktu yang baik dalam setiap kegiatan rutin dapat membantumu lebih realistis dalam membuat perencanaan dan dapat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan lainnya.

  • Set priorities

Managing your time effectively requires a distinction between what is importantant and what is urgent (MacKenzie, 1990). Covey, Merrill, and Merrill (1994) mengkatagorikan aktivitas kita ke dalam empat quadrants dalam Time Management Matrix: urgent, not urgent, important and not important.

TimeMatrix

  • Use a planning tool

Seseorang yang ahli mengatur waktu merekomendasikan untuk menggunakan personal planning tool agar lebih produktif dalam menggunakan waktu. Contoh personal planning tool adalah gadget, pocket diaries, kalender, komputer, wall charts, dan notebooks. Menuliskan setiap tugas dan jadwal pada personal planning tool dapat memudahkan untuk mengingat dan fokus pada prioritas utama.

  • Get organized

Kebanyakan orang tidak dapat mengatur tugasnya akibat time management yang buruk. Profesional organizer merekomendasikan untuk menyelesaikan kekacauan dalam mengatur tugasnya . tugas  yang kacau tersebut diperbaiki dan dipisahkan sesuai dengan macamnya, sehingga tugas yang kacau tersebut terorganisir dengan baik. Setelah tugas terorganisir dengan baik, selanjutnya kita bisa mencari informasi terkait tugas tersebut dengan mudah.

  • Schedule your time appropriately

Jadwal yang dibuat bukan hanya untuk sesuatu yang harus dilakukan, tetapi untuk dapat berkomitmen terhadap waktu untuk melakukan kegiatan yang akan kita lakukan.

  • Delegate: get help from others

Delegasi adalah memberikan tanggung jawab sebuah tugas kepada orang lain. Delegasi dimulai dengan mengidentifikasi tugas yang bisa orang lain kerjakan dan menyeleksi orang yang tepat untuk mengerjakan tugas tersebut.

  • Stop procrastinating

Kebanyakan orang mungkin meninggalkan tugasnya karena beberapa alasan,karena tugasnya terlalu banyak dan tugasnya tidak menyenangkan (tidak sesuai yang diharapkan). Jangan sampai menunda tugas walaupun tugasnya tidak menyenangkan. Mulailah dengan membagi tugas menjadi bagian bagian yang kecil, sehingga tidak terlihat terlalu rumit dan banyak,mulailah mengerjakan,sehingga waktu yang dibutuhkannya sedikit untuk menyelesaikan tugas tersebut tepat waktu. Jika kamu mendapat kesulitan untuk memulai mengerjakan tugas, mungkin kamu membutuhkan kelengkapan dalam persiapan mengerjakan tugas, misalnya mengumpulkan perlengkapan tugas dan mengorganisir notes.Terakhir, cobalah untuk memberikan reward kepada diri sendiri setiap menyelesaikan bagian kecil dalam mengerjakan tugasmu.

  • Manage external time waster

Waktu yang kamu miliki mungkin akan dipengaruhi gangguan faktor eksternal oleh orang lain atau hal lain. Kamu bisa mengurangi dan mengeliminasi penggunaaan waktu dalam aktivitas ini dengan mengimplementasikan tips-tips di bawah ini:

Ketika menggunakan telepon

  • Use voice mail and set aside time to return calls.
  • Avoid small talk. Stay focused on the reason for the call.
  • Stand up while you talk on the phone. You are more likely to keep theconversation brief.
  • Take any necessary action immediately following the call.
  • Set aside times of the day for receiving calls and let others know when you are available.
  • Keep phone numbers readily available near the telephone.

Ketika ada tamu yang tidak terduga

  • Establish blocks of time whenyou are available for visits.
  • Tell the visitor politely that you cannot meet with them at this time and schedule the visit for a more convenient time.
  • Set a mutually agreeable time limit for the visit.
  • When someone comes to the door, stand up and have your meeting standing.

Ketika rapat

  • Know the purpose of the meeting in advance.
  • Arrive on time.
  • Start and end the meeting on time.
  • Prepare an agenda and stick to it. Use a timed agenda, if necessary.
  • Don’t schedule meetings unless they are necessary and have a specific purpose or agenda.

Ketika kumpul dengan keluarga

  • Establish a master calendar for each family member to post their time commitments.
  • Make each family member responsible for consulting the master calendar for potential conflicts.
  • Create a central area for posting communications such as appointment reminders, announcements, and messages.

 

  • Avoid multi-tasking

Baru-baru ini psychological studies menunjukkan bahwa multi-tasking tidak bisa menghemat waktu.

You lose time when switching from one task to another, resulting in a loss of productivity (Rubinsteim, Meyer, and Evans, 2001). multi-tasking yang rutin dilakukan dapat menyebabkan kesulitan dalam berkonsentrasi dan mempertahankan fokus terhadap yang dikerjakan,

  • Stay healthy

Menjadwalkan waktu untuk relax dapat membantumu untuk meremajakan fisik dan mental.

 

Contoh Kasus Time Management

            Saya seorang mahasiswa Fakultas Keperawatan UNPAD dengan kegiatan yang sangat padat, saya membuat jadwal kegiatan yang tersusun rapih agar saya bisa mengatur waktu dengan baik dari mulai bangun tidur sampai tidur kembali. Saya selalu fokus pada setiap kegiatan yang saya lakukan.  Dan saya menghindari multi –tasking untuk setiap kegiatan yang memerlukan fokus dan konsentrasi tinggi. Saya membuat tabel untuk prioritas kegiatan saya antara yang urgent, not urgent, important, dan not important.

Daftar Pustaka

https://www.fcs.uga.edu/ext/pubs/time_management.pdf

http://www.ueberfachliche-kompetenzen.uzh.ch/onlineRatgeber/PhD/timemanagement.pdf